Regulament de achizitii 2016

08-07-2016 14:20

REGULAMENT INTERN DE ACHIZIȚII

 actualizat iunie 2016

 

 

 

CAPITOLUL I 

Dispoziții generale. Domeniu de aplicare.

Art. 1.  Prevederile Regulamentului intern privind achizițiile de produse, servicii și lucrări, în cadrul. Oil Terminal S.A. Constanța, denumit în continuare regulament, se aplică pentru organizarea achizițiilor de produse, servicii și lucrări, finanțate din fondurile proprii ale Oil Terminal S.A. Constanța denumită în continuare societate.

Art. 2. Regulamentul este întocmit tinand cont de principiile si pragurile valorice prevazute in  Legea 98/2016 privind achizitiile publice  coroborate cu restul legislației aplicabile în România. 

Art. 3. Principiile care stau la baza atribuirii contractului de achiziție sunt:

a) nediscriminarea; 

b) tratamentul egal; 

c) recunoașterea reciprocă; 

d) transparența; 

e) proporționalitatea; 

f) eficiența utilizării fondurilor; 

Art. 4. Prezentul regulament se aplică tuturor tipurilor de achiziții desfasurate in societate;

Art. 5. În cazul achizițiilor pentru protocol, se aplica prevederile procedurii operationale privind activitatea de protocol.

 

CAPITOLUL II

Responsabilitatea organizării achizițiilor în cadrul societatii 

Art. 6. Responsabilitatea organizării procedurilor și atribuirii comenzilor/contractelor de achiziție în cadrul societății revine Biroului Achizitii din cadrul Departamentului Achizitii-Dezvoltare-Strategii care are următoarele atribuții principale:

a) elaborează programul anual de achiziții; in conformitate cu procedura operationala privind elaborarea si actualizarea Programului anual de Achizitii, cod PO-09 inclusa in sistemul de control intern managerial;

d) elaborează și supune spre aprobare notele justificative aferente  procedurilor de atribuire, dupa caz; in conformitate cu procedura de sistem Managementul aprovizionarii, cod PS-08, inclusa in sistemul de management al calitatii

e) coordonează derularea procedurii de atribuire cu finalitatea încheierii comenzii/contractului  de achiziție ; in conformitate cu procedura de sistem Managementul aprovizionarii, cod PS-08, inclusa in sistemul de management al calitatii

f) constituie și păstrează dosarul achiziției. in conformitate cu procedura de sistem Managementul aprovizionarii, cod PS-08, inclusa in sistemul de management al calitatii

i) asigura întocmirea și transmiterea către organismele abilitate să solicite, a înregistrărilor, situațiilor și raportărilor legate de achiziții. 

Responsabilitatea privind derularea comenzilor/contractelor de achiziție revine compartimentelor de specialitate, conform cu atribuțiile compartimentului și fișele de post.

 

CAPITOLUL III

Programul anual al achizițiilor

Art. 7. - Programul anual de achiziții pentru produsele, serviciile și lucrările ce urmează a fi achiziționate se aprobă prin decizie a Consiliului de Administrație.

Programul anual al achizițiilor se elaborează în două etape:

a) programul preliminar care va fi elaborat și aprobat în cursul ultimului trimestru al anului în curs, pentru anul următor;

b) programul final care va fi elaborat după aprobarea bugetului, în funcție de fondurile efectiv alocate pentru achiziții.

Art. 8. - (1) Programul anual de achiziții se structurează pe următoarele secțiuni:

Secțiunea I - INVESTIȚII

Secțiunea II -REPARAȚII + INTRETINERE+ALTE LUCRARI EXECUTATE CU TERTI

Secțiunea III-STUDII CERCETARE

Secțiunea IV -ALTE SERVICII CU TERȚII

Secțiunea V -PRIME ASIGURARE

Secțiunea VI - PROTOCOL PUBLICITATE

Secțiunea VII -UTILITAȚI

Secțiunea VIII - PREGATIRE PROFESIONALA

Secțiunea IX MATERIALE

Sectiunea X- CHIRII

Art. 9. - (1) Ori de câte ori este nevoie, zonele implicate vor evalua programul de achiziții și vor propune, dacă este cazul, modificări ale acestuia.

(2) În cazul în care modificările respective au ca scop acoperirea unor necesități ce nu au fost cuprinse inițial în programul anual al achizițiilor, introducerea acestora în program este condiționată de asigurarea surselor de finanțare.

(3) Programul de achizitii actualizat va fi aprobat prin decizie a Consiliului de Administrație.

 

CAPITOLUL IV

Procedura de achizitie

Art. 10. Procedura de achizitie de produse, servicii si lucrari se desfasoara in mai multe etape:

a) etapa de primire a Necesarelor de Aprovizionare, Referatelor de inițiere achizitie si Note de fundamentare de la derulatori. 

b) etapa de estimare valorica a achiziției ce se va efectua prin colaborare intre sef departament achiziții-dezvoltare-strategii si derulatorul de contract 

c) etapa de solicitare și evaluare a ofertelor depuse, prin aplicarea criteriului de atribuire.

d) etapa de atribuire a comenzilor /contractelor ;

f) Pentru achizitii a caror valoare nu depaseste pragul prevazut la art. 7 alin (5) din Legea 98/2016 achizitia se realizeaza direct.

Art. 11. (1) In vederea crearii unei baze de date, societatea, va publica pe site-ul propriu un anunt referitor la posibilitatea operatorilor economici interesati de a se inscrie in vederea prezentarii de oferte pentru achizitiile directe, mentionand criteriile de preselectie.

(2) Criteriile de preselectie sunt urmatoarele:  

     -     obiectul de activitate

- lucrari similare executate anterior

- relatiile anterioare cu societatea

- situația financiara,

- autorizatii sau certificari specifice

Art. 12. (1) Initierea achizitiei se face pe baza Necesarului de Aprovizionare/Referatului de initiere Achizitie.

(2) Atribuirea achizitiei  de produse, servicii si lucrari cu o valoare estimata mai mica de  decat cea prevazuta art. 7 alin (5) din Legea 98/2016 se face prin incredintare directa catre unul din candidatii inscrisi in baza de date care prezinta o oferta in conformitate cu solicitarile societatii. 

(2)1 Pentru achiziții cu valoare mai mare decat cea prevazuta la art. 7 alin (5) din Legea 98/2016, se va publica pe site-ul societatii o invitatie de participare. Numirea comisiei de evaluare se face prin decizie a Directorului General al societatii pe baza propunerilor sef departament Achizitii-Dezvolatre-Strategii care impreuna cu compartimentele beneficiare si/sau de specialitate va elabora documentatia de atribuire.  

(3) Prin exceptie de la alin (2)1 in functie de complexitatea lucrarii, existenta operatorilor specializați, atunci cand, din motive tehnice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, din motive de extrema urgenta-justificate, atunci cand este necesara achizitionarea, de la furnizorul/prestatorul/executantul initial, a unor cantitati suplimentare de produse, servicii, lucrari, atunci cand produsele pot fi achizitionate in conditii deosebit de avantajoase, de la un operator economic , societatea are dreptul sa decida negocierea cu un singur operator economic care indeplineste criteriile de atribuire

Art.13. (1) Ofertele primite de la operatorii economici, inregistrate la sediul societatii pana la data și ora limită stabilite pentru primirea ofertelor se transmit de catre biroul Achizitii catre comisia de evaluare sau seful zonei beneficiare dupa caz. Beneficiarul/derulatorul va analiza oferta din punct de vedere al conformității cu specificațiile tehnice.și va înscrie în ea ,,corespunde” sau ,,nu corespunde” semneaza și o retransmite la biroul Achizitii. 

(2) In cazul in care in urma invitatiei de participare nu se prezinta nici un ofertant, se poate iniția o negociere directă cu unul dintre operatorii inscrisi in baza de date

Art. 14.  Atribuțiile comisiei de evaluare sunt următoarele:

    a) deschiderea ofertelor și, după caz, a altor documente care însoțesc oferta;

    b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți/candidați, în cazul în care acestea au fost solicitate prin documentația de atribuire;

    c) realizarea selecției/preselecției candidaților, dacă este cazul;

    d) verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanți, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerințelor minime din caietul de sarcini sau din documentația descriptivă;

    e) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți.

    f) stabilirea ofertelor admisibile si inadmisibile functie de respectarea cerintelor din documentatia de atribuire;

    g) aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în documentația de atribuire, și stabilirea ofertei/ofertelor câștigătoare;

    h) în cazuri justificate elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii de atribuire;

    i) elaborarea procesului verbal de atribuire;

    j) inainte de deschiderea ofertelor membrii comisiei de evaluare vor completa o Declaratie de Confidentialitate si Impartialitate.

 Art. 15. (1) Modul de lucru al comisiei de evaluare este stabilit de către președintele comisiei de comun acord cu membrii acesteia, urmând a se avea în vedere calendarul estimativ de aplicare a procedurii și perioada solicitată pentru valabilitatea ofertelor.

 (2) Orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puțin două treimi din numărul membrilor săi.

 (3) În cazul stabilirii ofertei câștigătoare pe bază de punctaj, votul membrilor comisiei de evaluare se reflectă prin punctajul individual acordat fiecărei oferte în parte.

 (4) În cazul în care se ajunge în situația ca prevederile alin. (2) să nu fie respectate datorită unor eventuale divergențe de păreri între membrii comisiei de evaluare, atunci președintele comisiei va solicita reanalizarea punctelor de divergență, în scopul finalizării în timp util a etapei de evaluare a ofertelor și de stabilire a ofertei câștigătoare. În cazul în care comisia de evaluare nu ajunge la un acord, decizia finală se adoptă cu votul majorității simple a membrilor săi.

(5) Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de acord cu decizia adoptată au obligația de a-și prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală care se atașează la raportul procedurii de atribuire.

Art. 16. (1) În cazul în care comisia de evaluare constată că unul sau mai mulți ofertanți/candidați a/au omis să prezinte anumite documente va solicita ofertanților/candidaților respectivi completarea documentelor care lipsesc, acordând în acest scop un termen rezonabil de timp.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), comisia de evaluare nu are dreptul de a permite și de a solicita unui ofertant/candidat completarea unui document care lipsește, în oricare dintre următoarele situații:

    a) în documentația de atribuire a fost menționat expres faptul că, în caz de neprezentare a respectivului document, nu este permisă completarea ulterioară, neprezentarea având ca efect descalificarea ofertantului/candidatului;

    b) prin acceptarea completării documentului respectiv se creează un avantaj evident în raport cu ceilalți ofertanți/candidați, aducându-se atingere principiului tratamentului egal.

 Art.17 (1) Comisia de evaluare are obligația de a stabili oferta câștigătoare dintre ofertele admisibile pe baza criteriului de atribuire precizat în documentația de atribuire, în condițiile în care ofertantul respectiv îndeplinește criteriile de selecție și calificare impuse.

Art. 18 (1) După finalizarea evaluării ofertelor, comisia de evaluare are obligația de a elabora procesul verbal al procedurii de atribuire, care se semnează de către toți membrii comisiei de evaluare, inclusiv de președintele acesteia.

(2) Procesul verbal al procedurii de atribuire se înaintează Directorului General al societatii pentru ca acesta sa constate incheiata procedura de atribuire in vederea  incheierii contractului de achizitie.

Art. 19. Rezultatul evaluarii va fi comunicat in scris ofertantilor in termen de 3 zile de la data incheierii procesului verbal al procedurii de atribuire 

 

CAPITOLUL V

Documentația de atribuire

Art. 20. – (1) Responsabilitatea întocmirii documentației de atribuire revine:

a) Biroului Achizitii pentru:

1. informațiile generale privind societatea;

2. instrucțiuni privind datele limită și formalitățile ce trebuie îndeplinite în legătură cu participarea la procedura de atribuire, inclusiv datele referitoare la depunerea și restituirea garanțiilor;

3. in colaborare cu zonele implicate cerințele minime de calificare și documentele care urmează a fi prezentate pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor tehnice și profesionale;

4. instrucțiuni privind modul de elaborare și prezentare a ofertei; 

5. in colaborare cu zonele implicate alegerea criteriului de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câștigătoare;

6. in colaborare cu zonele implicate caietul de sarcini sau documentația descriptivă utilizată pentru aplicarea procedurii;

7. in colaborare cu zonele implicate, estimarea valorii contractului de furnizare, prestări servicii sau lucrări ;

b) Compartimentului responsabil cu derularea contractului incheiat in urma achiziției, pentru:

specificatii tehnice privind elaborarea și prezentarea caietului de sarcini;

colaborare privind valoarea estimata

colaborare privind stabilirea cerintelor si alegerea criteriului de atribuire

c) Biroul juridic-litigii pentru:

Legalitatea contractului.

Colaborare privind cerintele juridice

d) Directia Economica pentru:

aspectele financiare ale contractului

colaborare privind cerintele de natura financiara

(3) Compartimentele societatii au obligația de a sprijini activitatea biroului Achizitii pentru desfasurarea in conditii optime a procesului de achizitii.

Art. 21. - (1) În cazul unor achiziții de mare complexitate sef departament Achizitii-Dezvoltare-Strategii poate propune achiziționarea unor servicii de consultanță pentru întocmirea documentației de atribuire.

Art. 22. - (1) Documentația de atribuire va fi intocmita de biroul Achizitii si aprobata de Directorul General.

(2) Sef Departament Achizitii-Dezvoltare-Strategii  si Directorul General vor informa Consiliul de Administrație asupra stadiului derularii programului de Achizitii.

Art. 23. – Eventuala contravaloare a documentației de atribuire se stabilește de către biroul Achizitii cu respectarea tarifelor aprobate la nivelul legislației, pentru multiplicare și nu va depăși costul multiplicării documentației și costurile transmiterii acesteia.

 

CAPITOLUL VI

Comisia de evaluare 

Art. 24. - (1) Sef Departament Achizitii-Dezvoltare-Strategii propune Directorului General comisia de evaluare pentru fiecare achiziție.

 (2) Comisia de evaluare va cuprinde:

- Presedintele comisiei 

- Directorul economic (sau in lipsa acestuia un inlocuitor desemnat)

- Sef departament Achizitii-Dezvoltare-Strategii (sau in lipsa acestuia un inlocuitor desemnat)

- Sef  biroului juridic-litigii (sau in lipsa acestuia un inlocuitor desemnat)

- Reprezentant al biroului achiziții

-   Membrii de rezerva 

(5) Comisia de evaluare se aprobă prin decizie a Directorului General.

Art. 25. – (1) Odată cu numirea comisiei sau ulterior, în funcție de necesități, președintele comisiei de evaluare poate propune cooptarea în cadrul comisiei, permanent sau temporar, ca experti tehnici angajați ai autorității contractante sau experți externi.

(2) Numirea angajaților și/sau a experților străini se va face prin decizie a Directorului General emisă în baza unei note justificative întocmite de președintele comisiei în care vor fi precizate atribuțiile și responsabilitățile specifice ale acestora și justificarea oportunității participării lor la procesul de evaluare (aceștia nu au drept de vot in cadrul comisiei de evaluare dar vor întocmi un raport scris ce va contribui la luarea deciziei de stabilire a ofertei câștigătoare)

 

CAPITOLUL VII

Finalizarea procedurii de atribuire.

Încheierea comenzii/contractului de atribuire

Art. 26. - (1) Procedura de atribuire se finalizează prin încheierea comenzii/contractului de achiziție sau prin anularea procedurii, dupa caz. Rezultatul se regaseste  in Procesul Verbal al  procedurii semnat de comisia de evaluare și aprobat de directorul general.

Art. 27. - (1) Oferta care a fost declarată câștigătoare constituie parte integrantă a comenzii/contractului.

(2) Garanțiile de participare se vor restitui de catre Directia Economica, în baza unei solicitări de restituire întocmite de biroul Achizitii.

Art. 28. - (1) Contractele cu persoanele juridice române se încheie în conformitate cu legislația în vigoare. 

(2) Modalitățile pentru plată sunt cele admise în conformitate cu legislația în vigoare.

(3) Prețul comenzii/contractului de achiziție este ferm și nu poate fi ajustat cu exceptia situatiilor privind ambalajul (ex: in comanda sunt trecuti 5 ml si ambalajula poate avea 5,2 ml atunci pretul poate suferi mici ajustari)

(4) Orice modificare a contractului se face numai prin Act Adițional. În acest  sens compartimentul desemnat cu derularea  contractului va transmite datele necesare încheierii Actului Adițional, biroului Achizitii pentru încheierea actului adițional. 

(5) Plata aferenta executarii contractului se poate face si prin plati partiale cu acordarea unui avans de maxim 15 % din valoarea totală a achiziției daca este stabilita aceasta modalitate in documentatia de atribuire, sau se decide ulterior de comun acord prin Act Aditional.

Art. 29. În cazul în care părți din contractul de achiziție urmează să fie realizate de unul sau mai mulți subcontractanți, biroull Achizitii va solicita, la încheierea contractului de achiziție, prezentarea contractelor încheiate între viitorul contractant și subcontractanții săi declarati in cadrul procedurii de achizitie

Art.30. – (1) Oil terminal poate denunța unilateral contractul de achiziție, în cel mult 30 de zile de la apariția unor circumstanțe care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului de achiziție și care conduc la modificarea clauzelor contractuale, în așa măsură, încât îndeplinirea contractului de achiziție ar fi contrară interesului său.

(2) În cazul nerespectării obligațiilor contractuale de către una din părți, partea lezată are dreptul de a cere rezilierea contractului de achiziție și de a pretinde plata de despăgubiri.

(3) Clauzele menționate la alin. (1) și (2) vor fi incluse în mod obligatoriu în contractul de achiziție.

Capitolul VIII

Contestații

Art. 31. (1) Solutionarea contestatiilor se realizeaza conform legislatiei in vigoare. În îndeplinirea acestei sarcini biroul Achizitii  poate solicita sprijinul oricărui alt compartiment sau angajat al societatii.

CAPITOLUL IX

Păstrarea documentației de atribuire

Dosarul achiziției

Art. 32. – (1) Documentația de atribuire originală pentru procedurile de atribuire organizate va fi păstrată de către biroul Achizitii.

(2) Documentația de atribuire originală, clasificată, se va păstra de către responsabilul cu documente clasificate, desemnat.

Art. 33. – (1) Dacă pe parcursul desfășurării procedurii de atribuire apare necesitatea modificării documentației originale, în condițiile legii, modificările vor fi făcute numai cu aprobarea directorului general.

(2) Modificările, în original, aprobate de către directorul general, vor urma aceeași procedură de păstrare ca și documentația originală.

Art. 34. (1) După finalizarea procedurii de atribuire și încheierea comenzii/contractului, biroul Achizitii are obligația de a întocmi dosarul achiziției și de a-l arhiva conform prevederilor legale.

 (2) Dosarul achiziției va cuprinde toate documentele semnificative produse în timpul achiziției.

(3) La finalizarea comenzii/contractului, derulatorul de contract are obligația de a transmite biroului Achizitii valoarea finală decontată, pentru înscrierea ei în programul de achiziții. 

(4) Pentru contractele clasificate dosarul achiziției va cuprinde și datele participanților la procedura de atribuire, angajamentele de confidențialitate ale acestora, organizațiile pe care le reprezintă, tipul și scopul întâlnirilor precum și informațiile la care aceștia au avut acces.

CAPITOLUL VII

Dispoziții finale

Art. 35. Pe data intrării în vigoare a prezentului Regulament orice alte dispoziții ale societatii referitoare la achizițiile de produse, servicii și lucrări se abrogă. 

Art. 36. Regulamentul de achiziții de produse, servicii și lucrări poate fi modificat numai prin decizie a Consiliului de Administrație al societatii.